Reception of Material

Para gestionar la recepción de material se propone el siguiente procedimiento:

  1. Se configurarán N ubicaciones siendo estas “stock central” y cada una de las ubicaciones por sección en las que se puede ubicar el material.        
  2. Los albaranes de entrada serán generados directamente desde pedidos de compra y por defecto, se establecerá su recepción en el almacén  “central”.          
  3. Cuando realmente llegue el paquete o paquetes desde el proveedor, se recepcionará siempre. Es decir, se procesará el albarán con las cantidades que lleguen contra la ubicación central.          
  4. Se podría o no realizar un test en entrada para una determinada tipología de producto (por ejemplo, los que van contra plano).          
    1. Si  pasa el test → Se mueve a su/s ubicaciones        
    2. Si  no pasa el test → Se genera no conformidad y se decide si aceptar  o no la mercancía y pasarla o no a sus ubicaciones. Si no se acepta se devuelve al proveedor o se decide reparar.                   
  5. En  cuanto al número de unidades recepcionadas, pueden darse las  siguientes situaciones:

  • Alguno de los productos recepcionados no coincide con los solicitados:        

Se  propone recepcionar el producto correcto, añadiendo una línea en el propio albarán o cambiando el código de producto a recepcionar  en el albarán.
Posteriormente,  tomar la decisión de devolver el producto, dejando pendiente el que  realmente se tendría que recepcionar o bien si son equivalentes, pasar  el test de calidad correspondiente si fuese necesario, para  su posterior reparto entre las ubicaciones que correspondan.

  • Las cantidades recepcionadas No coinciden con los materiales solicitados:

Se propone Registrar exactamente la cantidad de material recepcionada y no la mostrada en el albarán.
Si la cantidad recepcionada no coincide con la esperada → 
Si la cantidad recibida es menor que la esperada, recepcionar el albarán parcial. 
Si la cantidad recibida es mayor que la esperada, crear un caso de incidencia a resolver, asociar dicha incidencia al albarán para que posteriormente sea tratada y tomada la decisión de quedarse con el material o devolverlo. 

  • El  material recepcionado no supera el test de calidad

A todo material recepcionado que lo requiera, puede realizársele un test de calidad que puede o no ser superado. 
Si se supera, el material deberá ser movido a su ubicación, mediante la creación de un albarán interno o un movimiento de reparto a diferentes ubicaciones. 
Si no se supera, será necesario abrir una no conformidad asociada al albarán y tomar la decisión de realizar una reparación a las unidades incorrectas o devolverlas al proveedor. 


El procedimiento completo en la recepción de un albarán sin incidencias/no conformidades sería el siguiente:        
  • Desde  la confirmación de la compra al proveedor, se crea el albarán correspondiente, pendiente de recepción. En este primer albarán todas las líneas tendrán asignada “central” como ubicación destino por defecto.
  • El personal de almacén, procesa este primer albarán indicando códigos y cantidades recepcionadas. Es decir, dan entrada al material a la ubicación central. En este punto, el stock real de los productos ya ha sido modificado.
  • Se ejecutan los test de calidad para cada una de las líneas del albarán, si fuese necesario.          
  • Para aquellos productos que superen el test, se procesará un movimiento en un albarán interno, con origen central y destino las diferentes ubicaciones de stock en las que se reparte. En este punto, el material sale de central y entra realmente en sus ubicaciones por lo que ya se podría disponer de él en fabricación o ventas para su utilización o salida.

En cualquiera de los casos, se recomienda escanear el albarán físico del proveedor y adjuntarlo al albarán lógico del sistema, en el primer paso.
Ligado a este proceso estaría el de facturación de proveedor. Se recomienda establecer un proceso de control de la facturación ligada a los albaranes de recepción, de tal forma que se creen autofacturas de proveedor a fin de comprobar la veracidad de los precios y cantidades facturadas por los proveedores